Gérer ses mails chez Microsoft/Outlook

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Dans cette documentation, nous allons vous montrer comment régler votre zone DNS via Plesk afin d'utiliser les services de Microsoft.

Bien qu'HaiSoft propose des services de mails performants et flexibles, certains utilisateurs souhaitent cependant utiliser les services de Microsoft/Outlook.

Il est alors demandé de modifier votre zone DNS, pour d'abord valider votre propriété du domaine, puis définir le serveur de réception (MX), autoriser les envois depuis les serveurs du prestataire et favoriser les configurations automatiques du logiciel Outlook.

Cette modification peut sembler complexe si vous n'avez pas l'habitude de modifier des zones DNS. Néanmoins, elle peut se faire très facilement via votre panneau de contrôle Plesk fourni par HaiSoft.


Note: Les informations fournies ici ne sont données qu'à titre indicatif et ne sauraient remplacer la documentation fournie par Microsoft qui est susceptible de changer.


Connaissances pré-requises

  • Via votre panneau de contrôle Plesk, pour régler votre zone DNS, il vous suffit de vous rendre sur le domaine désiré et de cliquer sur "Paramètres DNS".
  • Lorsque le "Nom d'hôte" indiqué est "@" ou "*", cela signifie que le réglage se fait au plus haut niveau de la zone DNS, c'est à dire pour le domaine global. Autrement dit, quand vous allez ajouter l'entrée DNS, il faudra laisser le premier champ (celui correspondant à un sous domaine) vide.
  • Le réglage "Durée de vie" fourni par Microsoft, définit les TTL (délai de rafraîchissement) des entrées DNS. Ce réglage se fait globalement via l'onglet "SOA" de vos paramètres DNS. Cette valeur n'a pas d'importance mais nous vous conseillons de ne pas dépasser 3600 secondes (1h).

Réglages DNS

Vérification de propriété

Le prestataire vous demandera préalablement d'ajouter une entrée de type TXT dans votre zone DNS afin de vérifier que vous en êtes bien le propriétaire du domaine.

Exemple

TXT  MS=ms0123456789

Ajout de la valeur

Il faut ajouter un enregistrement TXT avec pour valeur celle indiquée plus haut (dans l'exemple : MS=ms0123456789)

Voici la procédure étape par étape :

  • Dans votre panneau de contrôle Plesk, sous le domaine désiré, rendez-vous dans "Paramètres DNS"
  • Cliquez sur "Ajouter un enregistrement"
  • Sélectionnez le type d'enregistrement TXT
  • Laissez le champ "Nom de domaine" vide
  • Dans "Enregistrement TXT ", entrez la valeur fournie par Microsoft
  • Validez avec "OK"
  • Une fois la modificatione en place, cliquez sur "Mettre à jour" en haut de la page des réglages DNS de Plesk pour valider le changement.


Réglage du MX

Il vous est demandé de changer le champ "MX" qui correspond au serveur de réception de mails.

Exemple

MX votredomaine.tldxx.mail.protection.outlook.com

La priorité est généralement "0" et le champ "sous domaine" est vide.

Changement de la valeur

Attention: Il faut d'abord vous assurer de supprimer toute autre entrée de type MX qui serait présente dans votre zone DNS avant d'ajouter celle-ci, sinon votre réglage risque d'être ineffectif.

  • Dans votre panneau de contrôle Plesk, sous le domaine désiré, rendez-vous dans "Paramètres DNS"
  • Cliquez sur "Ajouter un enregistrement"
  • Sélectionnez le type d'enregistrement MX
  • Laissez le champ "Domaine de messagerie" vide puisque l'on agit sur le domaine principal
  • Dans "Serveur d'échange de mails", entrez la valeur fournie par Microsoft
  • Dans "Priorité du serveur d'échange de mails", choisissez la valeur "0" correspondant à la plus haute priorité
  • Validez avec "OK"
  • Une fois la modificatione en place, cliquez sur "Mettre à jour" en haut de la page des réglages DNS de Plesk pour valider le changement.

Enregistrements CNAME

Plusieurs enregistrements CNAME vous sont demandés. Ils permettent la configuration automatique des logiciels et l'accès à des services additionnels.

Exemple

Typiquement, il vous est demandé d'ajouter les enregistrements CNAME suivants :

autodiscover CNAME autodiscover.outlook.com
sip CNAME sipdir.online.lync.com
lyncdiscover CNAME webdir.online.lync.com
enterpriseregistration CNAME enterpriseregistration.windows.net
enterpriseenrollment CNAME enterpriseenrollment.manage.microsoft.com

Ajout des valeurs

Pour chaque enregistrement CNAME, faites :

  • Ajouter un enregistrement
  • Sélectionnez le type d'enregistrement CNAME
  • Dans le champ "Nom de domaine" ajoutez la valeur correspondant à "Nom d’hôte" de Microsoft, c'est à dire à gauche de "TXT" dans l'encart ci-dessus
  • Dans "Nom canonique", ajoutez la valeur correspondant à "Adresse pointant vers ou valeur" de Microsoft, c'est à dire à droite de "CNAME" dans l'encart ci-dessus
  • Validez avec "OK"
  • Une fois la dernière modificatione en place, cliquez sur "Mettre à jour" en haut de la page des réglages DNS de Plesk.

Note : Vérifiez qu'il n'y aie pas un précédent champ "autodiscover" (ou autre) à supprimer, sinon cela peut nuire à la configuration automatique de vos clients de messagerie Outlook.

Enregistrements TXT

Il vous est demandé de modifier un champ TXT qui correspond à votre règle SPF. Votre règle SPF indique quels sont les serveurs autorisés à envoyer des emails pour votre domaine.

Attention : Votre zone DNS ne doit comporter qu'une seule règle SPF. Si une règle SPF existe déjà (et il y a de fortes chances que ce soit le cas), il faudra suprimer la règle existante ou bien la remplacer.

Exemple

v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all

Note : Si vous souhaitez autoriser également le serveur hébergeant le site à envoyer des emails pour le domaine, nous vous conseillons d'utiliser la règle :

v=spf1 +a include:spf.protection.outlook.com -all

Ajout de la valeur

  • Dans votre panneau de contrôle Plesk, sous le domaine désiré, rendez-vous dans "Paramètres DNS"
  • Cliquez sur "Ajouter un enregistrement"
  • Sélectionnez le type d'enregistrement TXT
  • Laissez le champ "Nom de domaine" vide
  • Dans "Enregistrement TXT ", entrez la valeur fournie par Microsoft commençant par : v=spf1
  • Validez avec "OK"
  • Une fois la modificatione en place, cliquez sur "Mettre à jour" en haut de la page des réglages DNS de Plesk pour valider le changement.


Enregistrements SRV

Ces valeurs servent à configurer des services connexes de Microsoft. Il y a ici quelque subtilités à savoir.

Exemple

Microsoft fournit généralement deux enregistrements SRV à ajouter :

_sip _tls 443 1 100 3600 @ sipdir.online.lync.com
_sipfederationtls _tcp 5061 1 100 3600 @ sipfed.online.lync.com

La forme courante pour exprimer ces valeurs serait plutôt :

_sip._tls.engineering-data.de.	SRV	sipdir.online.lync.com. (priorité 100, poids 1)
_sipfederationtls._tcp.engineering-data.de.	SRV	sipfed.online.lync.com. (priorité 100, poids 1)

Ajout des valeurs

A savoir :

  • Dans Plesk, quand vous ajoutez un enregistrement "srv", il faut savoir que Plesk ajoute automatiquement les underscores "_" qui sont standard aux entrées SRV, il ne faut donc pas les ajouter
  • Pour les entrées numériques (priorité, poids), il faut choisir les plus proches possible dans le menu déroulant.

Pour chaque champ, faites :

  • Ajouter un enregistrement
  • Sélectionnez le type d'enregistrement SRV
  • Dans le champ "Nom du service" ajoutez la partie correspondant à "Service" de Microsoft
  • Dans le champ "Protocole", ajoutez la partie correspondant à "Protocole" de Microsoft
  • Dans le champ "Nom de domaine", n'entrez rien
  • Dans le champ "Priorité", choisissez la valeur la plus proche de la valeur "Priorité" de Microsoft (Normalement, 50)
  • Dans le champ "Poids moyen", choisissez la valeur la plus proche de la valeur "Poids" de Microsoft (Normalement, 0)
  • Dans le champ "Hôte cible", ajoutez la partie correspondant à "Cible" de Microsoft
  • Dans le champ "Port cible", ajoutez la partie correspondant à "Port" de Microsoft
  • Validez avec "OK"
  • Une fois la dernière modificatione en place, cliquez sur "Mettre à jour" en haut de la page des réglages DNS de Plesk.

Vous devriez avoir pour chaque valeur :

  • Pour la première entrée
Nom du service : sip
Protocole : tls
Nom de domaine : (laisser vide)
Priorité : 50
Poids moyen : 0
Hôte cible : sipdir.online.lync.com
Port cible : 443
  • Pour la seconde entrée
Nom du service : sipfederationtls
Protocole : tcp
Nom de domaine : (laisser vide)
Priorité : 50
Poids moyen : 0
Hôte cible : sipfed.online.lync.com
Port cible : 5061

Désactiver le service de messagerie dans Plesk

Les mails de ce domaine n'étant plus gérés sur le serveur, il convient de désactiver le service de messagerie sur le serveur, pour deux raisons principales :

  • Si vous ne le faites pas, votre serveur HaiSoft (mails envoyés par Plesk ou par vos autres domaines) ne pourra pas envoyer des mails vers ce domaine. En effet, si le domaine existe sur le serveur et que le service de messagerie est activé, le mail sera envoyé "en local", sur le serveur et n'arrivera jamais sur la boîte Microsoft du domaine. Si la boîte n'existe pas, vous recevrez un message d'erreur, mais si la boîte existe, vous ne saurez jamais que le destinataire n'a pas vraiment reçu le mail.
  • Eviter les erreurs, un utilisateur n'ayant pas mis à jour sa configuration ne doit plus utiliser le service sur le serveur HaiSoft; il s'en rendra plus facilement compte si la connexion lui est impossible.

Pour désactiver le service de messagerie pour un domaine :

  • Dans votre panneau de contrôle Plesk, sous le domaine désiré, rendez-vous dans "Adresses mail"
  • Cliquez sur l'onglet "Paramètres de la messagerie"
  • Décochez la case "Activer le service de messagerie sur ce domaine"
  • Cliquez sur OK

Pensez éventuellement à supprimer les adresses email une fois le contenu important sauvegardé, afin d'économiser de l'espace sur votre serveur.